Hensikt

Swedlock AB og datterselskapet Swedlock Norge AS, håndterer store mengder personopplysninger og da hovedsakelig på oppdrag fra våre kunder som bruker våre digitale lås- og nøkkelhåndteringssystemer.

Det overordnede formålet med håndteringen av personopplysningene er å administrere tilganger og logger i kundens virksomhet.

Målsetting

Vår målsetting er at kundene og deres kunder skal være sikre på at deres personlige integritet blir respektert og at deres personopplysninger behandles i henhold til gjeldende lovverk.

Vi tar ansvar for å sikre at personopplysninger som behandles av Swedlock, kun brukes til tiltenkte formål og er beskyttet mot uautorisert tilgang.
All behandling av personopplysninger innenfor Swedlock skjer i henhold til gjeldende lovverk, det vil si personvernforordningen 2016/679 (GDPR).

Parter

I dette dokument omtales Swedlocks kunder som “kunden“, personopplysninger om privatpersoner som vi håndterer i våre systemer omtales som “den registrerte“, og Swedlock AB, med organisasjonsnummer 556746-5843, Korsvägen 31, 302 56 Halmstad, samt datterselskapet Swedlock Norge AS, omtales som “Swedlock“.

Swedlocks behandling av personopplysninger – i rollen som databehandler

Swedlock håndterer personopplysninger i rollen som databehandler for kunder som bruker Swedlocks låssystem. Håndteringen skjer i henhold til skriftlige avtaler og instrukser mellom Swedlock og kunden.

Når våre kunder innfører og bruker Swedlocks låssystem, er de ansvarlige for personopplysninger til de registrerte. De som er registrert kan være kundens ansatte inkludert administratorer samt kundens kunder som kan ha låsenheter på sin bolig eller lokaler som kunden har fullmakt til å åpne i henhold til deres innbyrdes avtale.

Swedlocks behandling av personopplysninger – i rollen som behandlingsansvarlig

Swedlock er behandlingsansvarlig for personopplysninger om våre ansatte, våre egne kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere, som i en eller annen form gir Swedlock sine personopplysninger for normale forretningsrelasjoner.

Tjenester

Swedlock Pro/Swedlock Blue digitale låssystem er en systemløsning som består av en tjeneste og produkter, som til sammen utgjør et låssystem for å gi tilgang for våre kunders personell til sine kunders boliger eller lokaler, for å utføre tjenester som hjemmesykepleie eller renovasjon etc. I systemet ligger alle innehavere av nøkler og låser lagret. Låser kan også finnes uten registrert eier, eksempelvis når de står i fellesarealer, eller annen type teknisk installasjon. I systemet finnes også tilganger og loggfiler for hvordan systemet har blitt brukt. Loggfilen kan i ettertid brukes til å beskrive hvordan en autorisert eller uautorisert nøkkelbruker har brukt eller forsøkt å bruke låser som er i systemet.

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Det grunnleggende formålet med tjenesten Swedlock Pro/Swedlock Blue er å gi tilganger til samfunnsviktige funksjoner som hjemmetjeneste, redningstjeneste, renovasjon etc for å utføre sine oppgaver, noe som betyr at de skal kunne komme inn til sine brukere, utføre redningsinnsats eller renovasjonsoppgaver. Systemet kan også brukes som et klassisk adgangssystem for beboere/leietakere for å komme inn i sine leiligheter eller lokaler og for at servicepersonell/håndverkere skal få tilgang til aktuelle objekter.

Vi behandler personopplysninger om den registrerte personen, slik at det kan gis tilganger for riktig lås eller for riktig gruppering av låser og i henhold til riktig tidsplan, samt bistår kunden med informasjon ved utredning av uautorisert tilgang eller tilsvarende.

Hvilke typer personopplysninger behandler vi?

I tjenestene Swedlock Pro & Swedlock Blue behandler vi personopplysninger som legges inn og vedlikeholdes av våre kunder. Eksempler på personopplysninger som kunden kan legge inn er:
Navn på kundens autoriserte administratorer, nøkkelbrukere og navn på personer som har låser og adresser og eventuelt GPS-koordinater til disse. Kunden kan også legge inn annen informasjon i systemet som personnummer eller ansettelsesnummer for nøkkelbrukere og låsinnehavere.

Tjenesten genererer loggfiler over hvilke nøkler som ble brukt i hvilke låser og på hvilket tidspunkt. Administrative handlinger i systemet logges også.

Når det gjelder kunder og leverandører er det i hovedsak navn, e-postadresser
og telefonnummer, samt kontaktdetaljer for selskapet, som vi behandler samt korrespondanse, tilbud, avtaler og dokumentasjon av møter.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Det er våre kunder som bestemmer hvilke personopplysninger som lagres. Hvor lenge de skal lagres blir styrt av avtaler med kunder. Hvis ingenting er avtalt, lagres
loggfiler i ett år. Informasjonen blir deretter anonymisert og lagret på ubestemt tid for at statistikk etc. skal kunne lages.

Andre personopplysninger gitt til Swedlock, for eksempel kontaktpersoner i
kundeavtale, personopplysninger gitt under bestillinger, under supportsaker,
på forretningsmøter (for eksempel visittkort) eller ansattes data, lagres i våre systemer så lenge det er et forretningsforhold og deretter i to år. Vi gjør dette for
å sikre god kundeservice, korrekt fakturahåndtering og for å oppfylle
kravene fra våre myndigheter.

Vi har også en rutine som gjør at vi årlig kontrollerer at ingen personopplysninger er lagret feil. Ved et avsluttet kundeforhold forbeholder Swedlock seg retten til å slette personopplysningene eller anonymisere dem.

Hva er informasjonskapsler og hvordan bruker vi informasjonskapsler?

Vi bruker informasjonskapsler på vår hjemmeside for å analysere trender, administrere hjemmesiden, spore brukerens bevegelsesmønstre og samle inn demografisk informasjon om brukerne våre som helhet.

Informasjonskapsler er små tekstfiler plassert på din datamaskin av en webserver. Informasjonskapsler gjør det mulig for hjemmesiden vår å huske informasjon som gjør ditt besøk til vår hjemmeside mer praktisk. Som med de fleste andre nettsteder, bruker vi informasjonskapsler først og fremst for å forbedre service og din opplevelse av nettstedet vårt.

Hvem deler vi personopplysninger med?

Swedlock utleverer aldri personopplysninger til noen tredjepart, for eksempel til
markedsføring eller reklame.

Personopplysninger som behandles i Swedlock Pro & Swedlock Blue-tjenesten lagres
av Swedlock på kundens forespørsel og utleveres kun til den aktuelle kunden, iht
en spesielt beskyttet prosedyre for å sikre integriteten til den registrerte.

Hvilke rettigheter har den registrerte?

Den registrerte har rett til å be om innsyn i personopplysningene fra den behandlingsansvarlige én gang i året, kostnadsfritt for å kontrollere hvilke opplysninger som er registrert, og om nødvendig rette eller slette opplysningene.

Kontaktinformasjon

Spørsmål om hvordan Swedlock håndterer personopplysninger kan sendes til selskapet via e-post eller vanlig post.

På e-post: info@Swedlock.com
Eller per post:
Swedlock AB
Til: Personvernombudet
Korsvägen 31
SE-302 56 Halmstad