Svinnet som forsvant – i Sala får Swedlocks digitale nøkler tommel opp

Hvor mange endringsprosjekter har du vært gjennom der alle, absolutt alle, har gitt tommel opp? Ida Rooth, enhetsleder for sykepleiergruppa i Sala kommune, sier at det har vært et privilegium å jobbe med innføring av digital nøkkelhåndtering. Det faktum at antall medisintyverier har falt til null er bare en av mange oppsider.

Sykepleiegruppen i Sala består av ansatte fra fem spesialboliger, inkludert natt- og akuttsykepleiere. På alle sykepleierkontor, i alle medisinrom og på alle medisinskap inne i medisinrom har det vært digitale låser i nesten et år.

Det er en grunn til det.

– Det var mange tyverier. Vi hadde et stort svinn på medisiner. Og vi hadde mange nøkler som sirkulerte, det var kodelåser og forskjellige systemer. Noen av nøklene var så spesielle at vi måtte vende oss til et selskap i Israel for å lage kopier. Vi hadde en ide om å innføre et nytt kodelåssystem da vi fikk høre om hjemmetjenesten som hadde startet med digital nøkkelhåndtering fra Swedlock.

Snart ble det tatt en beslutning: Vi vil også ha digitale nøkler og låser fra Swedlock. Det var  en vinn-vinn-situasjon å dele på et låssystem. Og nå kunne en ansatt komme inn der det var behov, når det var behov, uten å måtte finne nøkkelbokser og uten å måtte bekymre seg for å miste en viss nøkkel i et veldig komplisert analogt system.

En enkel digital nøkkel lastes inn med et bestemt tilgangsnivå for et bestemt skift. Rett person kommer inn der en må, og når en må. Låsene er installert på eksisterende dører og skap, krever ingen elektriske installasjoner eller dyre endringer på eksisterer dørmiljøer. Det er heller ikke behov for internettoppkobling, nøkkelen driver låsene og varsler i god tid hvis batteriet må byttes ut etter mange hundre opplåsinger. Alt administreres i en sky der hver hendelse logges automatisk.

– Det var veldig enkelt å lære seg systemet og tildele tilganger til personalet. Det var lett å følge loggen, hvem som hadde åpnet en lås og når. Den digitale nøkkelen er aktiv i 11 timer, et skift, og fungerer overalt etter tilgangene den er lastet med. Etterpå er den ubrukelig og må lastes med ny tilgang. Man behøver ikke å dra rundt mange forskjellige nøkler, og en trenger ikke å være redd for å miste en viktig nøkkel. 

Men først skulle det skje et siste stort tyveri av medisiner

– Det var vel noen innså at det var siste mulighet. Siden vi innførte systemet, har vi fått innrapportert et enkelt tyveri. Men da var det lett å gå til loggen og deretter legge ved et godt underlag sammen med politianmeldelsen. Det er jo lett å se hvem som har åpnet en lås og når.

– Tidligere da et tyveri ble oppdaget, kunne det bli en veldig dårlig stemning. Hvem var den skyldige? Nå trenger ingen å føle seg frustrert over å bli uskyldig anklaget. Men det har ikke bare bidratt til å få kontroll på tyveri av medisiner. Det er så mange andre gevinster, som å slippe å måtte dra rundt på en mengde nøkler, og slippe å måtte administrere alle nøklene som tidligere var i omløp.

Når arbeidsplasser står overfor endringer, pleier det alltid å bli litt murring, enten det er organisatoriske endringer eller innføring av nye tekniske systemer. Det fungerer bra som det er? Orka…

– Men slik var det ikke denne gangen. Det har vært et privilegium å jobbe med en endringsprosess der absolutt alle bare har vært positive. Det var veldig lett å introdusere, vi hadde god hjelp fra våre dyktige folk på Trygghetslarm som hjalp oss med å installere låsene. Det var lett å lære hvordan det fungerte. Det gjorde arbeidsdagen enklere. Det reduserte en del stress som det gamle systemet førte med seg, og det føles bra for alle å ikke føle seg utsatt når medisiner har forsvunnet.  Absolutt alle har vært positive!