Systemspesialistene – tilpasser låssystemet etter kundenes behov

Å implementere et digitalt låssystem er ofte et stort steg for en virksomhet, og det er her systemspesialistene Nicklas Bengtsson og Rikard Rydkvist kommer inn i bildet. Deres rolle strekker seg fra det første møtet med kunden til låssystemet er fullt implementert og tas i bruk i stor skala.

Tanken bak slagordet «Nøkkelen til byen» er at én nøkkel kan brukes på tvers av ulike virksomhetsområder, hvor den digitale nøkkelen muliggjør smidig nøkkelhåndtering og mer effektive arbeidsdager for virksomheter med omfattende nøkkelhåndtering. Det innebærer også økt trygghet og sikkerhet for innbyggerne.

Utfordringene varierer imidlertid mellom de ulike virksomhetene, og låssystemet må tilpasses hver enkelt virksomhet for å utnytte potensialet på best mulig måte.

Liknende behov og utfordringer, men også unike

Når implementeringssjefen i Swedlock, Ulf Kullman, møter en ny kunde for første gang, er en systemspesialist alltid med. Dette for å sikre at spesialistene tidlig får forståelse for kundens unike forutsetninger. Dette tidlige samarbeidet gjør det mulig for kundene å få umiddelbare svar på sine spørsmål og gir spesialistene anledning til å veilede og diskutere med kundene på en effektiv måte.

– «Det ble rutine for et par år siden da vi opplevde at vi kunne få bedre tak på kundens utfordringer dersom spesialistene allerede fra starten fikk en forståelse av dem. Det blir rett og slett best dersom spesialistene som skal jobbe med selve implementeringen, er med fra begynnelsen. Nå kan kundene få svar på visse spørsmål direkte, fordi spesialistene kan forklare hvorfor de bør tenke på en bestemt måte», forklarer Ulf Kullman.

Erfaring er vår nøkkel når vi skreddersyr løsninger

– «Jeg pleier spøkefullt å si at det til syvende og sist er jeg som bestemmer», sier Nicklas Bengtsson.

Og fortsetter:

– «Gjennom årene har vi for eksempel jobbet mye med ulike hjemmetjenester som alle har liknende behov og utfordringer. Det samme gjelder renovasjon, brannvesen samt virksomheter innen samfunnskritisk infrastruktur. Gjennom årene har vi skaffet oss mye erfaring og vet hva som fungerer og hva som fungerer mindre bra. Det handler mye om hvordan man skal jobbe med tilgangsrettigheter til alt fra porter til private dører til medisinskap. Gjør man feil, kan feil person få tilgang til låser de ikke skal ha tilgang til, og motsatt. Disse problemene har vi stort sett eliminert siden vi i Swedlock har tatt et større ansvar for arbeidsprosessen.»

– «Responsen er positiv. En gjennomarbeidet struktur blir tatt imot med takk. Ingen ønsker seg ville vesten. En hjemmetjeneste, eller for den saks skyld et renovasjonsfirma eller et brannvesen, er jo ikke ekspert på digitale nøkler. De vender seg til oss for veiledning og ledelse. De setter pris på at vi deler vår erfaring og hva som har fungert i andre liknende virksomheter.»

Implementeringen avsluttes med opplæring

Nicklas anslår at 80 prosent av det administrative arbeidet nå er ferdig når kunden selv overtar driften.

– Det siste vi gjør i en implementeringsprosess, er å holde en opplæring med alle administratorer. Det kommer selvsagt stadig nyansatte og nye beboere, men når det er aktuelt å lære opp flere, pleier administratorene selv å være modne for å holde opplæringen. Det er svært sjelden vi trenger å rykke ut for enda en opplæring av ansatte.

Det siste året har Nicklas vært en del på Gotland, hvor han har oppgradert hele systemet for en av Swedlocks eldste kunder. Ukene etter var han i Nord-Norge. Å jobbe ute hos kunder innebærer en del reising i tjenesten. Swedlocks kunder er spredt over hele Sverige, og også rundt omkring i Norge.

– Vi forsøker alltid å være på plass. Det går så mye raskere da. Det blir en enorm forskjell sammenlignet med digitale møter. Vi systemspesialister tilhører Ettermarked, så vi er også en del av supporten, og kunder har som regel en del spørsmål i starten. Det er bra at de er nysgjerrige, på den måten lærer de raskere. For supporten er det en selvfølge å aldri slippe en kunde som har spørsmål. Vi er opptatt av at den som ringer, skal få svar raskt, av en ekte person. Vi er stolte av å være en bedrift hvor du skal få rask og personlig hjelp. Vi verdsetter god service og vil leve opp til det.

Streber etter å tilby best mulig service

Rikard Rydkvist har tidligere jobbet i konkurrerende virksomheter og sier at omsorgen for kunden er noe som skiller Swedlock ut:

– «Hver enkelt gjør sitt ytterste for at kunden hele tiden skal få best mulig service. Dette gjenspeiles i implementeringen, i engasjementet for å lære seg å forstå kundens prosesser. Hjemmetjenester fungerer på én måte, renovasjon, brannvesen og infrastrukturbedrifter på en annen. Men det som virkelig gjør Swedlock unikt for kommunale virksomheter, er at vi tar ansvar for grunninstallasjonen som ofte gjøres med eget personale. Da virksomhetene og forutsetningene er like, ser det nesten likt ut overalt. Vi har lært oss og har mye erfaring, noe som er en fordel. Kunden får en mer direkte vei til støtte.»

Nicklas og Rikard påpeker at de trives hos kundene; de blir alltid godt mottatt og føler seg verdsatt, og de får en sterk følelse av at deres arbeid og engasjement gjør en stor forskjell for kunden. De understreker viktigheten av å skape en relasjon og at kunden føler seg trygg, samtidig som det øker forutsetningene for en vellykket og god implementering.

– «Det gjør stor forskjell når man har sittet og drukket kaffe sammen, våget å løfte ulike spørsmål under en kopp kaffe, og fått anledning til å skape en relasjon med personene og virksomheten. Det gjør godt for begge parter. Jeg tror det gjør det enklere å kontakte oss dersom man har flere spørsmål», sier Rikard.