Swedlocks digitale låssystem i Stockholms by – et stort prosjekt

Da eldreomsorgen i Sveriges hovedstad skulle utstyres med digital nøkkelhåndtering, oppstod det en rekke spørsmål som måtte løses. Martin Svanström, prosjektleder hos Swedlock, deler her de tre største utfordringene – og hvordan Stockholms by og Swedlock sammen taklet dem.

Prosjektet var omfattende fra starten av. Det startet for nøyaktig to år siden, og først i desember 2023 er det planlagt å være ferdig. I dag er man kommet langt. Totalt dreier det seg om cirka 24 000 låser fordelt på 13 bydeler. 15 000 digitale låser går til brukernes dører, og resten til porter. Kort sagt, det er en stor operasjon.

Forutsetningene var som følger, sett fra en prosjektleders perspektiv:

• Oppstart midt under pandemien.
• Flereårig prosjekt med teknisk kompleksitet, høye krav og et nytt system.
• Tusener av forskjellige eiendomseiere (cirka 3 500) som måtte være med på notene.

– Jeg var ny hos Swedlock, men hadde lang erfaring med prosjektledelse innen IT. Nærmest kom jeg fra et stort konsulentoppdrag i Region Stockholm, hvor vi implementerte et nytt stort IT-system. Så jeg hadde forståelse for interne beslutningsprosesser og informasjonssikkerhet i store, komplekse organisasjoner, noe som var verdifullt. Men pandemien kom med delvis nye spilleregler, sier Martin Svanström.

– Jeg kunne ikke møte folk, og hjemmetjenesten var på dette tidspunktet fullt fokusert på å redde liv. Det ble derfor viktig å finne riktige arbeidsmetoder og digitale verktøy for å kunne visualisere tidsplaner og annet.

Av ulike grunner ble Stockholms by også først ut i Sverige med det nye systemet Swedlock Pro, den oppdaterte og forbedrede versjonen av Swedlocks digitale nøkkelhåndteringssystem, utviklet og produsert helt på egenhånd. I Pro finnes en helt ny type fleksibilitet, som man er glad for at man tok høyde for med tanke på kompleksiteten i dette initiale storprosjektet.

Oppgradert låssystem

– Det oppgraderte låssystemet kommer med flere forbedringer til et allerede bra, sikkert og etablert system. Men det skal jo fortsatt tilpasses høye krav fra ulike aktører. Vi har 180 forskjellige utførere, altså virksomheter som skal bruke systemet. Alt fra kommunal hjemmetjeneste til store private aktører som Attendo og Vardaga, samt også mange mindre aktører som kanskje bare har fem låser. Det gir komplekse tilgangsstrukturer på både høy og detaljert nivå.

– Slik er det i storbyer. 180 utførere, 3 500 eiendomseiere i 13 forskjellige bydeler. Ulike krav fra mange forskjellige hold, og tilgangsrettigheter som skal tilpasses deretter. Pro er såpass fleksibelt at det fikser det, men vi har fått jobbe tett med våre utviklere for å synkronisere alt. Det har vært en stor utfordring for alle involverte, men morsomt å være så tett på utviklingen av det nye låssystemet. Prøvelsene ved implementeringen av dette store prosjektet parallelt med oppgraderingen av låssystemet, har gjort Pro enda mer tilpasningsdyktig enn vi i utgangspunktet hadde i tankene, noe som har resultert i et fantastisk låssystem med utrolig høy fleksibilitet.

Brukerne opplever at Pro Manager, som plattformen kalles, er lett å forstå og arbeide med. Penetrasjonstester sikrer videre at systemet er sikkert, og Stockholms by oppgir at de føler seg trygge med låssystemet.

Den tredje store utfordringen har med eiendomseiere å gjøre

– I Stockholm og andre store byer har kanskje eiendomseiere mindre tillit til kommunen enn hva man har på mindre steder, hvor kommunen og eiendomseiere oftere møtes og har en mye mer direkte dialog. Kommunikasjonen må tilpasses. Det ser ut på en måte i Bromma, og kanskje på en annen måte i Skärholmen. For dette har vi fått hjelp av Prospector, som har etablerte nettverk og er vant til å snakke med eiendomseiere. Stockholms by har fokusert på allmennnyttige og større eiendomsselskaper, mens vi oftere har snakket med borettslag og private aktører. Det er et godt samarbeid. Lytteøvelser har vært en viktig del av prosessen, og vi har ukentlige møter med Stockholms by for å sjekke fremdriften; hva sies og hvordan er tilbakemeldingene? Vi har lært og tilpasset oss etter hvert – sammen.

Martin Svanström har et tips til alle som jobber med store og komplekse prosjekter over lang tid:

– Etappe- og fasindeling er det beste som har skjedd innen prosjektledelse! Vi har lang erfaring med å jobbe med litt mindre kommuner, og vi ser derfor hver bydel som en kommune. Vi separerer aktiviteter og feirer når en etappe eller en fase er ferdig. Det blir mer oversiktlig om man deler opp elefanten. Det er som når jeg tar ut racingsykkelen; ser jeg tolv mil foran meg, føles det tøft, men hvis jeg stopper og tar en Plopp etter tre mil, så er det en annen femmer.

Halvveis i prosjektet ruller alt med full fart, til belåtenhet for alle involverte.

– Alle som jobber med coaching vet at en viktig del er å utfordre sin klient. Det er slik det blir resultater. Vi må selvfølgelig forstå en kommuns drivkrefter og beslutningsprosesser, men det er også viktig å våge å utfordre ut fra den lange erfaringen vi har. Jeg er veldig fornøyd med hvordan vi har jobbet sammen, hvordan vi har utfordret hverandre og hele tiden funnet løsninger. Ikke engang en pandemi kunne rikke på oss.

 

• Les om det nevnte prosjektet fra Stockholms bys og prosjektleder Karin Alfredssons perspektiv.
• Les hvordan eldreomsorgsråd Erik Slottner (KD) i Stockholms by ser på overgangen til smarte låser i hjemmetjenesten.
• Les hvordan man sparte tid og ressurser for helse- og omsorgstjenestens personale i Härryda kommune.