Svinnet som försvann – i Sala får Swedlocks digitala nycklar tummen upp

Hur många förändringsprojekt har du varit med om där alla, precis alla, gjort tummen upp?
Ida Rooth, enhetschef för sjuksköterskegruppen i Sala kommun, säger att det har varit en förmån att få jobba med införandet av digital nyckelhantering. Att medicinstölderna minskat till noll är bara en av många uppsidor.

Sjuksköterskegruppen i Sala består av personal från fem särskilda boenden, inkluderat natt- och joursköterskor. På alla sjuksköterskekontor, på alla läkemedelsrum, på alla medicinskåp inne i läkemedelsrummen sitter det sedan ett knappt år tillbaka digitala lås.

Det finns en anledning till det.

– Det var många stölder. Vi hade ett stort svinn på läkemedel. Och vi hade många nycklar som cirkulerade, det fanns taggar och olika system. Några av nycklarna var så speciella att vi var tvungna att vända oss till ett företag i Israel för att kunna göra kopior. Vi var inne på att införa ett nytt system med enbart taggar när vi fick höra om hemtjänsten som hade börjat med digital nyckelhantering från Swedlock.

Snart fattades ett beslut: vi ska också ha digitala nycklar och lås från Swedlock. Det finns en win-win-situation i att dela system. Nu kan en enda anställd komma in överallt där det behövs, när det behövs, utan att behöva leta upp nyckelgömmor och utan att behöva oroa sig för att tappa bort en viss nyckel i ett ändlöst krångligt analogt system.

En enda digital nyckel laddas med en viss behörighet inför ett arbetspass. Rätt person kommer in där den ska, och när den ska. Låsen installeras på befintliga dörrar och skåp, det krävs inga elinstallationer eller dyr påverkan på det som redan finns. Det behövs ingen internetuppkoppling heller, nyckeln driver låsen och larmar i god tid om batteriet behöver bytas efter många hundra upplåsningar. Allting administreras i ett moln där varje händelse loggas automatiskt.

– Det var jättelätt att lära sig systemet, jättelätt att tilldela personalen behörighet och jättelätt att följa loggen, vem som har öppnat ett lås och när. Den digitala nyckeln är aktiv under 11 timmar, ett arbetspass, och funkar överallt enligt den behörighet den laddas med. Sen är den obrukbar och måste laddas med ny behörighet. Man behöver inte släpa runt på en massa olika nycklar, och man behöver inte vara rädd för att tappa bort någon viktig nyckel.

Men först skulle det ske en sista stor stöld av läkemedel, modell större.

– Det var väl nån som insåg att det var sista chansen. Sedan vi infört systemet har vi haft ett enda svinn inrapporterat. Men då var det lätt att gå till loggen och sedan bifoga ett bra underlag ihop med polisanmälan. Det går ju lätt att se vem som öppnat ett lås och när.

– Tidigare när en stöld upptäcktes kunde det bli lite oskön stämning. Vem var den skyldige? Nu behöver ingen känna frustration för att bli oskyldigt anklagad. Dessutom har det inte bara bidragit till att få kontroll på stölderna av läkemedel. Det finns så många andra vinster, som att slippa släpa runt på en massa nycklar, och att slippa hantera alla nycklar som tidigare var i omlopp.

När arbetsplatser står inför förändringar brukar det alltid bli knorr, oavsett om det handlar om organisatoriska förändringar eller införandet av nya tekniska system. Det funkar väl bra som det är? Orka…

– Men så var det inte den här gången. Det har varit en förmån att få jobba med ett förändringsarbete där precis alla varit positiva. Det gick jättesmidigt att införa, vi hade god hjälp av våra duktiga människor på Trygghetslarm som hjälpte oss att installera låsen. Det var lätt att lära sig hur det funkade. Det underlättade arbetsvardagen. Det minskade en del stress som det gamla systemet förde med sig och det kändes bra för alla att slippa känna sig utsatta när läkemedel försvunnit. Precis alla har varit positiva!