Syfte

Swedlock AB hanterar stora mängder personuppgifter och då främst på uppdrag av våra kunder som använder våra digitala lås- och nyckelhanteringssystem.
Det övergripande syftet med hanteringen av personuppgifterna är att hantera behörigheter och spårbarhet i kundernas verksamhet.

Målsättning

Vår målsättning är att kunderna och deras kunder ska känna sig säkra på att deras personliga integritet respekteras och att deras personuppgifter behandlas korrekt.

Vi tar ansvar för att personuppgifter som behandlas av Swedlock endast används för avsedda ändamål och skyddas mot obehörig åtkomst.

All behandling av personuppgifter inom Swedlock sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning, det vill säga dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR).

Parter

I denna policy kallas Swedlocks kunder för ”kunden”, de privatpersoner vars personuppgifter vi hanterar i våra system, för ”den registrerade” samt Swedlock AB, med organisationsnummer 556746-5843, Korsvägen 31, 302 56 Halmstad, Sverige för ”Swedlock”.

Swedlocks behandling av personuppgifter – i rollen som Personuppgiftsbiträde

Swedlock hanterar personuppgifter i rollen som personuppgiftsbiträde åt kunder som använder Swedlocks låssystem. Hanteringen sker i enlighet med skriftliga avtal och instruktioner mellan Swedlock och kunden.

När våra kunder inför och använder Swedlocks låssystem är de personuppgifts-ansvariga mot de registrerade. De registrerade kan vara kundens personal inklusive administratörer samt kundens kunder som kan ha låsenheter på sin bostad eller lokal som kunden har behörighet att öppna i enlighet med deras inbördes avtal.

Swedlocks behandling av personuppgifter – i rollen som Personuppgiftsansvarig

Swedlock är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som rör våra anställda, våra egna kunder, leverantörer och andra samarbetsparter, som i någon form förser Swedlock med sina personuppgifter för normala affärsrelationer.

Tjänster

Swedlock Pro/Swedlock Blue digitalt låssystem är en systemlösning bestående av en tjänst och produkter som tillsammans utgör ett låssystem för att ge tillgång för våra kunders personal till deras kunders bostäder eller lokaler för att genomföra tjänster såsom hemsjukvård eller soptömning etc. I systemet finns lagrat alla innehavare av nycklar och alla innehavare av lås. Lås kan även finnas utan registrerad innehavare exempelvis då de sitter på en soprumsdörr eller på en annan typ av teknisk installation. I systemet finns dessutom lagrat behörigheter samt loggfiler för hur systemet har använts. Loggfilen kan användas för att i efterhand beskriva hur en behörig eller inte behörig nyckelanvändare har använt eller försökt använda lås som finns i systemet.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Det grundläggande syftet med tjänsten Swedlock Pro/Swedlock Blue är att skapa behörighet för samhällsviktiga funktioner såsom hemtjänst, räddningstjänst eller renhållning att utföra sina uppgifter som innebär att de måste kunna komma in till sina brukare eller utföra räddningsinsatser eller renhållningsinsatser. Systemet kan också användas som ett klassiskt passagesystem för boende/hyresgäster att komma in i sina lägenheter eller lokaler och för servicepersonal/hantverkare att få tillträde till sina låsta objekt.

Vi behandlar personuppgifter gällande den registrerade för att behörigheter skall kunna ges för rätt lås eller för rätt gruppering av lås och i enlighet med rätt schema, samt bistå kunden med information vid en utredning om obehörigt tillträde eller motsvarande.

Vilka typer av personuppgifter behandlar vi?

I tjänsterna Swedlock Pro & Swedlock Blue behandlar vi personuppgifter som matas in och underhålls av våra kunder. Exempel på personuppgifter som kunden kan lägga in är: Namn på kundens behöriga administratörer och nyckelanvändare, namn på personer som har lås samt adresser och eventuellt GPS koordinater till dessa. Kunden kan även lägga in annan information i systemet såsom personnummer eller anställningsnummer för nyckelanvändare och låsinnehavare.

Tjänsten genererar loggfiler över vilka nycklar som använts i vilka lås och vid vilken tid. Administrativa åtgärder i systemet loggas också.

När det gäller kunder och leverantörer är det i huvudsak namn, e-postadresser och telefonnummer, samt kontaktuppgifter till företaget, som vi behandlar samt korrespondens, offerter, avtal och dokumentation av möten.

Hur länge lagrar vi personuppgifter?

Det är våra kunder som bestämmer vilka personuppgifter som lagras. Hur länge de skall lagras styrs av avtal med kunderna. Om inget överenskommes lagras loggfiler i ett år. Därefter avpersonifieras informationen och lagras tillsvidare för att statistik m.m. skall kunna skapas.

Andra personuppgifter som lämnas till Swedlock, till exempel kontaktpersoner i kundavtal, personuppgifter som lämnas vid beställningar, vid supportärenden, vid affärsmöten (till exempel visitkort) eller anställdas uppgifter, lagras i våra system så länge det finns en affärsrelation och därefter i två år. Vi gör detta för att säkerställa god kundservice, korrekt fakturahantering och för att uppfylla våra myndigheters krav.

Vi har även en rutin som innebär att vi årsvis kontrollerar att inga personuppgifter lagras felaktigt. Vid en avslutad relation förbehåller sig Swedlock rätt att radera personuppgifterna eller anonymisera dem.

Vad är cookies och hur använder vi cookies?

Vi använder cookies på vår hemsida för att analysera trender, administrera hemsidan, spåra användares rörelsemönster och samla demografisk information om våra användare i sin helhet.

Cookies är en liten textfil som placeras på din dator av en webbserver. Cookies möjliggör att vår hemsida kommer ihåg information, som gör ditt besök på hemsidan bekvämare. Liksom för de flesta andra hemsidor använder vi cookies främst för att förbättra din service och upplevelse av vår hemsida.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Swedlock lämnar aldrig ut personuppgifter till någon 3:e part, till exempel för marknadsföring eller reklamutskick.

Personuppgifter som behandlas i tjänsten Swedlock Pro & Swedlock Blue lagras av Swedlock på kundens begäran och lämnas endast ut till berörd kund, enligt ett särskilt skyddat förfarande för att säkerställa den registrerades integritet.

Vilka rättigheter har den registrerade?

Den registrerade äger rätten att en gång per år, kostnadsfritt, begära ett registerutdrag hos den personuppgiftsansvarige, för att kunna kontrollera om och vilken information som finns registrerad, och vid behov rätta eller radera informationen.

Kontaktinformation

Frågor rörande hur Swedlock hanterar personuppgifter ställs tillbolaget via e-post eller vanlig post. 

E-post: info@Swedlock.com

Via post:
Swedlock AB
Att: Dataskyddsombudet
Korsvägen 31
302 56 Halmstad