Swedlocks digitale låsesystem for hjemmetjenesten i Stockholm by – et gigantprosjekt

Da eldreomsorgen i Sveriges hovedstad skulle utstyres med digital nøkkelhåndtering, var det en rekke saker som måtte løses. Martin Svanström, prosjektleder i Swedlock, lister opp de tre største utfordringene her – og forteller om hvordan Stockholm by og Swedlock håndterte dem sammen.

Det startet for ganske nøyaktig to år siden og først i desember 2023 er det målgang. I dag har vi kommet langt. Det dreier seg til sammen om lag 24.000 låser fordelt på 13 distrikter. 15.000 digitale låser går til brukernes dører og resten til porter og hovedinnganger. Kort sagt, det er en stor jobb.

Forutsetningene så slik ut fra en prosjektleders horisont:

• Oppstart midt i pandemien.
• Flerårig prosjekt med teknisk kompleksitet, høye standarder og nytt system.
• Tusenvis av forskjellige eiendomsbesittere (ca. 3500) som måtte være med på dette.

– Jeg var ny i Swedlock men hadde lang erfaring med prosjektledelse innen IT. Senest kommer jeg fra et stort konsulentoppdrag innen Stockholmsregionen, hvor vi implementerte et nytt stort IT-system. Så jeg hadde en forståelse av interne beslutningsprosesser og informasjonssikkerhet i store, komplekse organisasjoner, noe som var verdifullt. Men pandemien kom med til dels nye spilleregler, sier Martin Svanström.

– Jeg kunne ikke møte folk, og hjemmetjenesten hadde på dette tidspunkt fullt fokus på å redde liv. Det ble derfor viktig å finne riktig måte å jobbe på og digitale verktøy for å kunne visualisere timeplaner og andre ting.

Av ulike årsaker ble Stockholm by også den første i Sverige med det nye Swedlock Pro-systemet, den nyeste versjonen av Swedlocks digitale nøkkelhåndteringssystem, utviklet og produsert i egen regi. I Pro er det en helt ny type fleksibilitet, som man er glad for at man tok høyde for gitt kompleksiteten til dette innledende storskalaprosjektet.

Oppgradert låssystem

– Det oppgraderte låsesystemet kommer med flere forbedringer til et allerede godt, sikkert og etablert system. Men det må likevel tilpasses høye krav fra ulike aktører. Vi har 180 ulike entreprenører, det vil si firmaer som skal bruke systemet. Alt fra kommunal hjemmetjeneste til store private aktører som Attendo og Vardaga, samt mange mindre aktører som kanskje bare har fem låser. Det gir komplekse autorisasjonsstrukturer på både et høyt og detaljert nivå.

– Slik ser det ut i storbyene. 180 entreprenører, 3500 eiendomsbesittere i 13 ulike bydeler. Ulike krav fra mange forskjellige aktører, og tilganger som skal tilpasses deretter. Pro er så fleksibel at den fikser det, men vi har måttet samarbeide tett med utviklerne våre for å samkjøre alt. Det har vært en stor utfordring for alle involverte, men gøy å være så tett på utviklingen av det nye låsesystemet. Tester ved implementering av dette store prosjektet parallelt med oppgraderingen av låsesystemet, har gjort Pro enda mer tilpasningsdyktig enn vi i utgangspunktet hadde i tankene, noe som har resultert i et fantastisk låsesystem med ekstremt høy fleksibilitet.

Brukerne opplever at Pro Manager, som plattformen heter, er enkel å forstå og jobbe med. Penetrasjonstester sikrer videre at systemet er sikkert, og Stockholm by opplyser at de føler seg trygge med låsesystemet.

Martin Svanström har et tips til alle som jobber med store og komplekse prosjekter over lang tid:

– Etappe- og faseinndeling er det beste som har skjedd innen prosjektledelse! Vi har lang erfaring med å jobbe med litt mindre kommuner, og vi ser derfor på hver bydel som én kommune. Vi deler opp aktiviteter og feirer når en etappe eller fase er gjennomført. Det blir tydeligere hvis du deler opp opp elefanten i mindre biter. Det er som når jeg tar frem racersykkelen; Jeg ser tolv mil foran meg, det føles tøft, men hvis jeg stopper og tar en pause etter tre mil, blir det så mye enklere.

Halvveis inn i prosjektet ruller alt for fullt, til alle involvertes tilfredshet.

– Alle som jobber med coaching vet at en viktig del er å utfordre sin klient. Det er slik det fungerer. Selvfølgelig skal vi forstå en kommunes drivkrefter og beslutningsprosesser, men det er også viktig å tørre å utfordre ut fra den lange erfaringen vi har. Jeg er veldig fornøyd med hvordan vi jobbet sammen, hvordan vi utfordret hverandre og hele tiden fant løsninger. Ikke engang en pandemi kunne stoppe oss.

• Les om prosjektet ovenfor fra Stockholms by og prosjektleder Karin Alfredssons perspektiv.