Rapport - förstudie digital nyckelhantering Motala

Kommunal förstudie visar på kraftiga besparingar med digital nyckelhantering

När Motala började fundera på digital nyckelhantering lämnade man inget åt slumpen. Den rejäla förstudien är på 26 matiga A4-sidor som kör omkring på alla tänkbara vägar. Slutsatserna? Sköna grejer, både mjuka och hårda – som förbättrad nattsömn och en besparingspotential på 7 miljoner kronor årligen.

 

Den är kommunalt saklig den där förstudien. Den heter Förstudie om välfärdsteknik – nyckelfri hemtjänst och hemsjukvård samt tillsyn på distans via trygghetskameror. Det är Socialförvaltningen på Motala kommun som ligger bakom den, och det är IT-samordnaren Sami Arvola och utvecklingsstrategen Anne Gustavsson som lett det mödosamma arbetet med att baxa den i mål.

 

Motala är en medelstor kommun vid Vätterns strand. Totalt finns det runt 1200 kunder inom hemtjänst och hemsjukvård som skulle bli föremål för digital nyckelhantering. I förstudien berättas det om bakgrunden till planerna:

 

”Den demografiska utvecklingen nationellt och i Motala kommun innebär att vi i en nära framtid behöver bereda välfärd för fler samtidigt som skatteunderlaget blir mindre och tillgången på personal minskar inom centrala områden. Digitaliseringen pekas av kommunen och Socialförvaltningen ut som en viktig framtidsfråga som på sikt har stor potential att effektivisera arbetssätt, höja kvaliteten och öka tillgängligheten och delaktigheten för medborgare och kunder”.

 

Parallellt med digital nyckelhanteringen bestämde sig Motala också för att undersöka vilka möjligheter tillsyn på distans skulle kunna innebära, alltså tillsyn med hjälp av trygghetskameror på natten istället för fysiska besök.

 

Det visade sig att både digital nyckelhantering och distanstillsyn skulle innebära flera konkreta vinster.

 

Bara tidsbesparingen som blir effekten av att gå över till digital nyckelhantering beräknas generera runt 7 miljoner kronor per år. Det här är de stora usp:arna, enligt studien:

 

  • Minskad manuell nyckelhantering
    • Minskad inställelsetid för trygghetslarm
    • Minskade kostnader
    • Minskad tid för nyckelhantering i vardagen inom verksamheterna och mellan verksamheterna.
  • Minskat resande och bättre möjlighet till ruttoptimering för hemtjänst och hemsjukvård
    • Minskad miljöpåverkan tack vare färre resor

 

Digital tillsyn med hjälp av trygghetskameror fick också flera tummen upp i studien:

 

  • Förbättrad nattsömn för våra kunder
    • Färre rutinmässiga besök och mindre restid
    • Minskad trafik bidrar till en bättre miljö
    • Potentiell besparing på 5,75 miljoner kronor
  • Mer kvalitativ tid hos kunder som behöver besök nattetid
  • Minskat antal fysiska tillsyner = besparingar

 

Studien visar att investeringskostnaden för digital nyckelhantering (1140 dörrlås och 400 portlås) med montering och utbildning uppgår till runt 4,5 miljoner kronor – en investering som alltså beräknas betala sig redan under det första året.

 

När Motala till slut var redo att trycka på startknappen gjorde man ett tillägg till förstudien. Det visade sig nämligen att det skulle bli ekonomiskt mest effektivt att låta Swedlocks montörer installera låsen, snarare än att lägga uppgiften på egen redan anställd personal.

 

– Swedlock kunde lösa hela monteringen på 2,5 månad vilket vi aldrig hade klarat på egen hand. Vi skulle komma igång med digital nyckelhantering, som alltså innebär stora tidsbesparingar och många andra positiva effekter för våra verksamheter, betydligt snabbare. Vi såg många fördelar med att lägga monteringen hos Swedlock, säger Sami Arvola.