Swedlocks digitala låssystem i Stockholms stad – ett jätteprojekt

När äldreomsorgen i rikets huvudstad skulle begåvas med digital nyckelhantering var det en mängd frågor som behövde lösas. Martin Svanström, projektledare på Swedlock, listar här de tre största utmaningarna – och berättar om hur Stockholms Stad och Swedlock gemensamt tog sig an dem.

Projektet var av modell större redan i sin linda. Det startade igång för ganska exakt två år sedan och först i december 2023 är det målgång. Idag har man kommit en bra bit på vägen. Det handlar om totalt ca 24 000 lås i 13 stadsdelar. 15 000 digitala lås går till brukarnas dörrar och resten till portar. Det är kort sagt en stor apparat.

Förutsättningarna såg ut så här, från en projektledares horisont:

• Uppstart mitt under pandemin.
• Flerårigt projekt med teknisk komplexitet, höga kravställningar och ett nytt system.
• Tusentals olika fastighetsägare (cirka 3 500) som behövde vara med på noterna.

– Jag var ny på Swedlock men hade ju lång erfarenhet av projektledning inom IT. Närmast kom jag från ett stort konsultuppdrag inom Region Stockholm, där vi implementerade ett nytt stort IT-system. Så jag hade förståelse för interna beslutsprocesser och informationssäkerhet i stora, komplexa organisationer, vilket var värdefullt. Men pandemin kom med delvis nya spelregler, säger Martin Svanström.

– Jag kunde inte träffa folk, och hemtjänsten var vid det här laget fullt fokuserad på att rädda liv. Det blev därför viktigt att hitta rätt arbetssätt och digitala verktyg för att kunna visualisera tidsplaner och annat.

Av olika skäl blev Stockholms stad dessutom först ut i Sverige med det nya systemet Swedlock Pro, den uppdaterade och vässade versionen av Swedlocks digitala nyckelhanteringssystem, utvecklat och producerat i helt egen regi. I Pro finns en helt ny typ av flexibilitet, som man är glad över att man tog höjd för med tanke på komplexiteten i detta initiala stor-projekt.

Uppgraderat låssystem

– Det uppgraderade låssystemet kommer med flera förbättringar till ett redan bra, säkert och etablerat system. Men den ska ju fortfarande anpassas till högt ställda krav från olika aktörer. Vi har 180 olika utförare, alltså verksamheter som skall använda systemet. Allt från kommunal hemtjänst till stora privata aktörer som Attendo och Vardaga, samt även många mindre aktörer som kanske bara har fem lås. Det ger komplexa behörighetsstrukturer på både hög och detaljerad nivå.

– Det är så här det ser ut i storstäder. 180 utförare, 3 500 fastighetsägare i 13 olika stadsdelar. Olika krav från många olika håll, och behörigheter som ska anpassas därefter. Pro är så pass flexibelt att det fixar det, men vi har fått jobba nära våra utvecklare för att synka allt. Det har varit en stor utmaning för alla inblandade, men roligt att vara så nära utvecklingen av det nya låssystemet. Prövningarna vid implementeringen av detta stora projekt parallellt med uppgraderingen av låssystemet, har gjort Pro ännu mera anpassningsbart än vi från början hade i tankarna, vilket har resulterat i ett fantastiskt låssystem med oerhört hög flexibilitet.

Användarna upplever att Pro Manager, som plattformen kallas, är lätt att förstå och arbeta med. Penetrationstester säkerställer vidare att systemet är säkert, och Stockholms stad uppger att de känner sig trygga med låssystemet.

Den tredje stora utmaningen har med fastighetsägare att göra 

– I Stockholm och andra stora städer har kanske fastighetsägare en mindre tillit till kommunen än vad man har på mindre orter, där kommunen och fastighetsägare oftare träffas och har en mycket mer direkt dialog. Kommunikationen måste anpassas. Det ser ut på ett sätt i Bromma, och kanske på ett annat sätt i Skärholmen. För detta har vi tagit hjälp av Prospector, som har etablerade nätverk och är vana vid att prata med fastighetsägare. Stockholms stad har fokuserat på allmännyttan och större fastighetsbolag, medan vi oftare pratat med bostadsrättsföreningar och privata aktörer. Det är ett gott samarbete. Medhörning har varit en viktig del av processen och vi har veckomöten med Stockholms stad för att stämma av progressen; vad sägs och hur är återkopplingen? Vi har lärt oss och anpassat oss efter hand – tillsammans.

Martin Svanström har ett tips till alla som jobbar med stora och komplexa projekt över lång tid:

– Etapp- och fasindelning är det bästa som hänt inom projektledning! Vi har lång erfarenhet av att jobba med lite mindre kommuner, och vi ser därför varje stadsdel som en kommun. Vi separerar aktiviteter och firar när en etapp eller en fas blivit klar. Det blir mer överskådligt om man styckar upp elefanten. Det är som när jag tar ut racercykeln; ser jag tolv mil framför mig känns det tufft, men om jag stannar och tar en Plopp efter tre mil så är det en annan femma.

Halvvägs in i projektet rullar allt med full fart, till belåtenhet för alla inblandade.

– Alla som jobbar med coachning vet att en viktig del är att utmana sin klient. Det är så det blir resultat. Vi måste förstås förstå en kommuns drivkrafter och beslutsprocesser, men det är också viktigt att våga utmana utifrån den långa erfarenhet vi har. Jag är väldigt nöjd med hur vi jobbat tillsammans, hur vi utmanat varandra och hela tiden hittat lösningar. Inte ens en pandemi kunde rucka på oss.

• Läs om ovan projekt utifrån Stockholms stads och projektledare Karin Alfredssons perspektiv.
• Läs hur äldreborgarrådet i Stockholms stad (Erik Slottner, KD) ser på omställningen till smarta lås i hemtjänsten.
• Läs hur man sparade tid och resurser åt Vård- och omsorgsförvaltningens personal i Härryda kommun.