Många fördelar när Stockholms stad väljer digital nyckelhantering

Karin Alfredsson är huvudprojektledare när Stockholms stads äldreomsorg går över till digital nyckelhantering. Det handlar om cirka 24 000 lås i 13 olika stadsdelar, där förutsättningarna ser olika ut från område till område. En bit in i det enorma projektet är fördelarna med det digitala låssystemet redan uppenbara.

En del av komplexiteten i projektet består i att ingen stadsdel är den andra lik. Kraven ser olika ut, tillvägagångssätten likaså. I en del områden är det mycket villor, i andra kan det handla om små bostadsrättsföreningar, somliga områden är mer socialt utsatta än andra, och i vissa delar av staden kan det handla om kulturhistoriska värden som det måste tas hänsyn till när de digitala låsen ska monteras.

– Vi delar upp det i småbitar och anpassar oss efter de aktuella målgrupperna. En enda stadsdel hos oss kan vara som en medelstor kommun någon annanstans. Vi har bestämt oss för en viss ordning och vi har ett ramverk att utgå ifrån, men sedan försöker vi att vara väldigt öppna och testa oss fram. Det som funkar sparar vi, annat utvecklar vi. Vi lär oss medan vi går framåt. Det är verkligen en lärande process som vi kommer att ha nytta av på många olika områden. Vid ett nästa införande av välfärdsteknik så kommer vi att ha nytta av det vi gör nu.

Den mekaniska nyckelhanteringen är tidskrävande och orsakar stress i hemtjänsten

– Mekanisk nyckelhantering är väldigt oflexibel och leder lätt till förseningar i schemat. Människor behöver åka kors och tvärs för att hämta och lämna nycklar. Nu fungerar en enda nyckel överallt. Den laddas med rätt behörighet inför ett visst arbetspass. Personalen kan åka på ett larm direkt, utan att behöva ta omvägen till någon lokal för att hämta en nyckel. Det går åt väldigt mycket mindre tid till att hantera nycklarna nu. Personalen kan lägga mer tid på det de verkligen är duktiga på och ska ägna sig åt, det vill säga omvårdnad ute hos kund.

Karin Alfredsson ser i första hand de digitala nycklarna som en satsning för hemtjänstpersonalen. Men uppsidorna blir successivt tydliga även för kunderna

– En kund kan behöva lämna upp till tre hela uppsättningar med nycklar till hemtjänsten. En till dagpersonal, en till nattpersonal och en för larmgruppen. Om någon har blivit beviljad ett trygghetslarm så kan det inte monteras förrän hemtjänsten har fått nyckeln från kunden. Det digitala systemet gör att vi kan montera direkt, det påverkar inte det befintliga låset och den mekaniska nyckeln som används där. Samtidigt ersätts alla nycklarna som skall fördelas till olika avdelningar av en digital nyckel. Förutom att man slipper en omfattande nyckelhantering blir det tryggare för kunden. I förlängningen kan man utan vidare påstå att digital nyckelhantering kan komma att rädda liv då den underlättar snabba insatser.

Låsen innebär en stor förändring för personalen. Det är ny teknik, nya rutiner. Och sådant kan alltid orsaka lite rabalder – men inte den här gången.

– Nu i juni 2022 är vi i full gång på nio enheter. Tre har varit pilotområden, och sådana behöver alltid ha lite mer tålamod, för det finns alltid barnsjukdomar när man inför något som är helt nytt. Ändå har vi bara fått positiv respons. Det här är något som verkligen tillför något till verksamheten, en sådan tydlig vinst. Och det i en sektor som sliter och inte får jättemycket stora satsningar i övrigt.

– Det är en investering som inte görs för att spara pengar, utan för att vi tror på den, för verksamhetsnyttan. Tidigare har varje person lagt upp till 20 minuter på nyckelhantering under ett arbetspass. Eftersom det är 7 000 personer som arbetar i hemtjänsten blir den tidsmässiga vinsten totalt sett enorm.

– Det är superroligt att jobba med något som tas emot så bra i en hel verksamhet. Det kommer ny välfärdsteknik hela tiden och det ingår i vårt förvaltningsuppdrag att hänga med, men det är inte alltid som man är så sugen på nymodigheterna ute i verksamheterna.

• Läs om utmaningarna med detta jätteprojekt.
• Läs hur äldreborgarrådet i Stockholms stad (Erik Slottner, KD) ser på omställningen till smarta lås i hemtjänsten.

• Lyssna på intervju i P4 Sörmland där projektledarna inom hemtjänsten i Eskilstuna kommun berättar om  varför de skall ersätta 15 000 mekaniska nycklar med ett fåtal digitala.