Systemspecialisterna – anpassar låssystemet efter kunders behov

Att implementera ett digitalt låssystem är oftast ett stort steg för en verksamhet, och det är här systemspecialisterna Nicklas Bengtsson och Rikard Rydkvist kommer in i bilden. Deras roll sträcker sig från det första mötet med kunden till dess att låssystemet är fullt implementerat och används i full skala.

Tanken bakom devisen ”Nyckeln till staden” är att en nyckel fungerar inom olika verksamhetsområden, där den digitala nyckeln möjliggör en smidig nyckelhantering och effektivare arbetsdagar för verksamheter med omfattande nyckelhantering. Det innebär också ökad trygghet och säkerhet för invånarna.

Utmaningarna skiljer sig dock åt inom de olika verksamheterna och låssystemet behöver anpassas för respektive verksamhet för att nyttja dess potential på bästa sätt.

Likartade behov och utmaningar, men även unika

När implementeringschefen på Swedlock, Ulf Kullman, träffar en ny kund för första gången är en systemspecialist alltid med. Detta för att säkerställa att specialisterna får en tidig förståelse för kundens unika förutsättningar. Detta tidiga samarbete gör det möjligt för kunder att få omedelbara svar på sina frågor och ger specialisterna möjlighet att vägleda och resonera med kunderna på ett effektivt sätt.

– Det blev rutin för ett par år sedan när vi upplevde att vi skulle kunna få bättre grepp om kundens utmaningar ifall specialisterna redan från början får en uppfattning om dem. Det blir helt enkelt bäst om specialisterna som ska jobba med själva implementering är med från start. Nu kan kunder få svar på vissa frågor direkt, för att specialisterna kan tala om för dem varför de bör resonera på ett visst sätt, menar Ulf Kullman.

Erfarenhet är vår nyckel när vi skräddarsyr lösningar

– Jag brukar skämtsamt säga att det i slutänden är jag som bestämmer, säger Nicklas Bengtsson.

Och fortsätter;

– Genom åren har vi t.ex. arbetat mycket med olika hemtjänstverksamheter som alla har likartade behov och utmaningar. Likaså renhållning, räddningstjänst samt verksamheter inom samhällskritisk infrastruktur. Under åren har vi skaffat oss mycket erfarenhet och vet vad som fungerar och vad som fungerar mindre bra. Det handlar mycket om hur man ska jobba med behörighet på allt från portar till privata dörrar till medicinskåp. Gör man fel kan fel person få tillgång till lås de inte ska komma in i, och tvärtom. Det här problemen har vi i stort sett eliminerat sedan vi på Swedlock tagit ett större ansvar för den arbetsprocessen.

– Responsen är positiv. En genomarbetad struktur tas tacksamt emot. Det är ingen som vill ha vilda västern. En hemtjänst, eller för den delen ett renhållningsbolag eller en räddningstjänst, är ju inte expert på digitala nycklar. De vänder sig till oss för guidning och ledning. De uppskattar att vi delar med oss av vår erfarenhet och vad som funkat i andra liknande verksamheter.

Implementeringen avslutas med utbildning

Numera uppskattar Nicklas att 80 procent av det administrativa arbetet är färdigt när kunden själv tar över driften.

– Det sista vi gör i en implementeringsprocess är att hålla en utbildning med alla administratörer. Det kommer förstås hela tiden ny personal och nya boende, men när det är aktuellt att lära upp flera brukar administratörerna själva vara mogna att hålla i utbildningen. Det är väldigt sällsynt att vi behöver rycka ut på ännu en personalutbildning.

Det senaste året har Nicklas varit en hel del på Gotland, där han uppgraderat hela systemet för en av Swedlocks äldsta kunder. Veckorna därefter var han i nordligaste Norge. Att arbeta ute hos kund innebär en hel del resande i tjänsten. Swedlocks kunder finns utspridda över hela landet, och även runtom i Norge.

– Vi försöker att alltid vara på plats. Det går så mycket snabbare då. Det blir en gigantisk skillnad jämfört med digitala möten. Vi systemspecialister tillhör Eftermarknad så vi är också en del av supporten, och kunder har i regel en hel del frågor till en början. Det är bra att de är nyfikna, på så vis lär de sig fortare. För supporten är det självklart att aldrig släppa en kund som har frågor. Vi är måna om att den som ringer ska få svar snabbt, av en riktig person. Vi sätter en stolthet i att vara ett företag där du ska få snabb och personlig hjälp. Vi värdesätter bra service och vill leva upp till det.

Strävar efter att erbjuda bästa möjliga service

Rikard Rydkvist har tidigare jobbat i konkurrerande verksamheter och säger att just omsorgen om kunden är något som särskiljer Swedlock:

– Varje individ gör sitt yttersta för att kunden hela tiden ska få bästa möjliga service. Det här går igen i implementeringen, i engagemanget för att lära sig att förstå kundens processer. Hemtjänster fungerar på ett sätt, renhållning, räddningstjänster och infrastrukturbolag på ett annat. Men det som verkligen gör Swedlock unikt för kommunala verksamheter är att vi tar ansvar för grundinstallationen som oftast görs med egen personal. Då verksamheterna och förutsättningarna är lika ser det nästan likadant ut överallt. Vi har lärt oss och har mycket erfarenhet, vilket är en fördel. Kunden får en mer direkt väg till stöd.

Nicklas och Rikard poängterar att de trivs hos kunderna; de blir alltid väl mottagna och känner sig uppskattade, och får en stark känsla av att deras arbete och engagemang gör stor skillnad för kunden. De betonar vikten av att skapa en relation och att kunden känner sig trygg, samtidigt som det ökar förutsättningarna för en lyckad och bra implementering.

– Det gör stor skillnad när man suttit och fikat ihop, vågat lyfta olika frågor under en kopp kaffe, och fått tillfälle att skapa en relation med personerna och verksamheten. Det gör gott för båda parter. Jag tror att det gör det enklare att kontakta oss om man har fler frågor, säger Rikard.